Thảo luận Lưu ý khi đặt email tên miền doanh nghiệp được MSO chia sẻ

[mso]

Có thể nhiều người dùng hiện nay vẫn chưa biết cách làm thế nào để đặt email tên miền sao cho phù hợp và đúng với quy tắc. Do đó, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chủ đề này thông qua nội dung được chuẩn bị dưới đây.

Tại sao doanh nghiệp cần đặt email tên miền riêng?​

Trong hành trình xây dựng hình ảnh doanh nghiệp, người dùng đặc biệt phải quan tâm đến email tên miền riêng. Dưới đây là những lý do quan trọng mà người dùng cần phải đặt tên email sao cho phù hợp nhất mà không phải là các tên miền đại trà.

Tạo ấn tượng ban đầu​

Ấn tượng ban đầu sẽ quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp với khách hàng và đối tác. Đặc biệt, khi liên lạc với đối tác qua hệ thống email, một doanh nghiệp có địa chỉ tên miền riêng chắc chắn sẽ được đánh giá cao. So với các đối thủ khác trên thị trường, nếu doanh nghiệp sở hữu email tên miền riêng sẽ là điểm cộng cực kỳ lớn để có nhiều cơ hội lớn trong tương lai.

Nhất quán thương hiệu​

Thông thường, một doanh nghiệp khi xây dựng bộ nhận diện thương hiệu không chỉ cần có logo, màu sắc, hình ảnh, slogan… mà còn có cả email tên miền để đảm bảo sự nhất quán về mặt thương hiệu. Điển hình như sự xuất hiện của doanh nghiệp trên nhiều nền tảng khác nhau website, mạng xã hội, sự kiện hợp tác đều cần có nhận diện thương hiệu để dễ dàng tiếp cận gần hơn với khách hàng.

Xây dựng lòng tin​

Một doanh nghiệp có email tên miền riêng chắc chắn sẽ chiếm được lòng tin của khách hàng nhiều hơn so với đơn vị sử dụng tên miền phổ biến. Không một khách hàng nào có thể bỏ tiền ra khi họ không có lòng tin với thương hiệu, sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. Do đó, đây cũng chính là một công cụ làm việc cực kỳ hiệu quả để giúp hoàn thiện quy trình làm việc, gia tăng hiệu suất đáng kể.

Kiểm soát dễ dàng​

Mỗi nhân sự sẽ được cung cấp một email tên miền, chính vì vậy mà nhà quản lý và ban lãnh đạo có thể dễ dàng kiểm soát đội ngũ nhân sự một cách chặt chẽ nhất. Thay vì phải quản lý nhân viên một cách thủ công, vừa mất thời gian, tốn kém chi phí mà hiệu quả đạt được không cao thì doanh nghiệp có thể xem đây là một trong những giải pháp phù hợp nhất.

Dựa vào những khía cạnh được chúng tôi chia sẻ trên đây, người dùng đã hiểu được vai trò của việc thiết lập email tên miền đối với doanh nghiệp. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những lưu ý khi đặt email thông qua nội dung được chuẩn bị bên dưới.

06 lưu ý khi đặt email tên miền riêng cho doanh nghiệp​

Đặt email tên miền riêng không phải là suy nghĩ ra một cái tên bất kỳ để đặt cho doanh nghiệp mà cần phải áp dụng các quy tắc cụ thể. Dưới đây là những lưu ý được chúng tôi chia sẻ mà người dùng nhất định không thể bỏ qua.

Thống nhất cách viết tên nhân viên​

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều chỉ quan tâm đến địa chỉ email tên miền riêng mà quên mất cách thiết lập quy tắc đặt tên ngay cả với tên viết tắt cho nhân viên. Một ví dụ điển hình nhất mà người dùng có thể thấy, nhân viên có tên là Lê Thị Nguyệt viết địa chỉ email là [email protected], nhưng nhân viên có tên Lê Thị Quỳnh Anh lại đặt tên email là [email protected]. Như vậy, việc đặt tên này không được thống nhất và sẽ đánh mất đi sự thiếu chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc quy định đặt tên email tên + họ hoặc tên + tên đệm.

Sử dụng số nhưng không quá dài​

Nhiều doanh nghiệp, tổ chức có quy mô lớn sẽ xuất hiện nhiều chi nhánh làm việc khác nhau. Do đó, để tránh nhầm lẫn một vài các đơn vị đã sử dụng phương án đặt email tên miền nhưng bổ sung thêm số để đánh dấu chi nhánh làm việc.Tuy nhiên, người dùng cần phải lưu ý không nên đặt số quá dài vì sẽ khiến cho tên email công ty trở nên thiếu chuyên nghiệp trong mắt người nhận.

Tên công ty xuất hiện ở đuôi email​

Nếu doanh nghiệp hoặc tổ chức có tên thương hiệu ngắn hoặc có thể viết tắt để sử dụng thành đuôi email tên miền riêng. Bằng cách này, bất kể khi nào doanh nghiệp làm việc với khách hàng hoặc đối tác đều sẽ dễ nhận biết và tỉ lệ phản hồi lúc nào cũng cao hơn. Tuy nhiên, số lượng doanh nghiệp hiện nay rất lớn và việc trùng lặp tên miền là không thể tránh khỏi chính vì vậy người dùng cần phải kiểm tra kỹ trước khi tiến hành đăng ký.

Đặt tên theo phòng ban hoặc tổ chức​

Khi doanh nghiệp sử dụng email tên miền, mỗi cá nhân, phòng ban hoặc tổ chức sẽ được cấp riêng một email để sử dụng. Ví dụ như phòng kinh doanh sẽ có địa chỉ mail là [email protected] và nhiều thành viên có thể đăng nhập để sử dụng cùng lúc email này. Khi đó, cách đặt tên tốt nhất mà doanh nghiệp có thể tham khảo chính là đặt tên theo chính phòng ban, bộ phận để dễ dàng quản lý.

Gắn liền với Website​

Bất cứ một nền tảng nào xuất hiện tên doanh nghiệp đều phải được đồng nhất vì đây chính là phương tiện để xây dựng hình ảnh thương hiệu. Do đó, người dùng cần ưu tiên đặt email tên miền phải gắn liền với địa chỉ Website để dễ dàng truy cập và gợi nhớ khi cần.

Không trùng lặp​

Một lưu ý cuối cùng mà người dùng cũng không thể bỏ qua chính là hạn chế tối đa tình trạng trùng lặp tên miền. Khi tên miền đã được một đơn vị nào đó đăng ký, điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải lựa chọn một tên miền khác. Ngoài ra, người dùng cũng cần chú ý không nên đặt các tên có chữ hoặc ký tự dễ gây hiểu nhầm.

Với những chia sẻ trên đây, chắc hẳn người dùng đã phần nào hình dùng được cách thức để có thể đặt email tên miền phù hợp nhất. Trong quá trình tham khảo, nếu người dùng cần được chúng tôi hỗ trợ bất cứ vấn đề nào vui lòng liên hệ trực tiếp đến địa chỉ:

Thông tin liên hệ: Mso.vn - Microsoft 365
Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội.
Hotline: 024.9999.7777
Email: [email protected].