Thảo luận MSO hướng dẫn người dùng mới sử dụng Outlook dễ dàng nhất

[mso]

Phần mềm email Outlook là một trong những công cụ không thể thiếu ở nhiều doanh nghiệp hiện nay. Chính vì vậy, nếu người dùng vẫn chưa biết cách sử dụng phần mềm này như thế nào thì có thể tham khảo ngay những gợi ý được chúng tôi chia sẻ bên dưới.

Email Outlook là gì?​

Outlook là phần mềm email nổi tiếng của Microsoft với vai trò gửi, nhận thư điện tử chuyên nghiệp kết hợp quản lý danh bạ, công việc và tổ chức cuộc họp trực tuyến. Khi sử dụng phần mềm này, người dùng sẽ được cấp 50GB dung lượng lưu trữ bao gồm cả thư đến, thư đi và email spam. Tiếp đến, toàn bộ email sẽ được sử dụng trên địa chỉ tên miền riêng gắn liền với thương hiệu có thể là tên miền Website.

Một điểm cộng được nhiều người dùng hiện nay lựa chọn Outlook chính là khả năng truy cập ở mọi lúc, mọi nơi chỉ cần kết nối internet ở 05 thiết bị cùng lúc. Khi đó, người dùng có thể đăng nhập bằng điện thoại, máy tính hoặc máy tính bảng để làm việc. Ngoài ra, email Outlook còn có khả năng kết nối với đa dạng ứng dụng có trong bộ giải pháp của Microsoft 365 như Office, Teams, OneDrive, OneNote, SharePoint, đăng nhập hotmail… để người dùng có thể làm việc tất cả trong một nhằm nâng cao hiệu suất làm việc, tiết kiệm cả thời gian và chi phí. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những ưu điểm mà nền tảng này đang sở hữu để người dùng nhất định không nên bỏ qua.

Ưu điểm nổi bật mà email Outlook sở hữu​

So với các nền tảng email khác, Outlook sở hữu rất nhiều các ưu điểm nổi bật khiến người dùng nhất định phải đăng ký sử dụng để trải nghiệm làm việc hiệu quả nhất.

Tốc độ truy cập nhanh​

Đứng ở vị trí đầu tiên khi người dùng nhắc đến email Outlook chính là tốc độ truy cập cực kỳ nhanh. Không chỉ Outlook mà bất cứ ứng dụng nào có trong phần mềm Microsoft 365 đều sở hữu với khả năng phản hồi chưa đạt đến 1s thao tác. Bởi lẽ, ngay sau khi người dùng đưa ra yêu cầu hệ thống sẽ lập tức đáp ứng yêu cầu của người dùng điển hình như soạn thảo thư, lên lịch gửi, mở email hoặc thu hồi nhanh chóng. Với ưu điểm này, nhiều người dùng hiện nay đều ưu tiên sử dụng phần mềm này mỗi khi nhắc đến email dành cho doanh nghiệp.

Bảo mật an toàn​

Tiếp đến là ưu điểm liên quan đến vấn đề bảo mật, Outlook sở hữu tính năng này cực kỳ mạnh mẽ với khả năng quản lý thư đến, thư đi và email spam để hạn chế sự xâm phạm của Virus cũng như mã độc tấn công. Đặc biệt, trong trường hợp các email có gửi theo tệp đính kèm hệ thống sẽ gửi lưu trữ trên nền tảng OneDrive. Nếu người dùng muốn truy cập vào tài liệu này bắt buộc phải được cấp quyền từ chủ sở hữu để đảm bảo yếu tố bảo mật.

Kết nối đa dạng​

Người dùng có thể sử dụng tài khoản Outlook để đăng nhập và đăng ký tài khoản trên nhiều nền tảng khác như mạng xã hội, đa dạng ứng dụng của bên thứ ba. Ngoài ra, chỉ với một lần đăng nhập duy nhất người dùng có thể kết nối với nhiều ứng dụng trong cùng phần mềm của Microsoft 365 ở 5 thiết bị cùng lúc để sử dụng.

Với những ưu điểm nổi bật trên đây, người dùng đã phần nào hiểu được lý do vì sao số lượng người dùng doanh nghiệp lựa chọn email Outlook nhiều đến vậy. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những bước hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng phần mềm này hiệu quả nhất .

Hướng dẫn sử dụng email Outlook dễ dàng​

Nếu người dùng vẫn chưa biết cách sử dụng Outlook thế nào cho hiệu quả nhất thì có thể tham khảo ngay các hướng dẫn chi tiết được chúng tôi gợi ý bên dưới đây.

Đăng nhập Outlook​

Để sử dụng phần mềm Outlook đăng nhập, trước tiên người dùng cần tiến hành đăng nhập tài khoản có thể trên App hoặc Website trực tuyến. Do đó, chúng tôi sẽ hướng dẫn người dùng áp dụng trên nền tảng Web online để dễ dàng theo dõi.
Bước 1: Truy cập địa chỉ trên nền tảng web tại https://outlook.office365.com/ khi đó giao diện đăng nhập sẽ hiển thị và người dùng chỉ cần nhập địa chỉ email vào ô trống và click chọn Tiếp theo.

Bước 2: Khi đó, màn hình hiển thị sẽ chuyển hướng sang một giao diện tương tự và người dùng chỉ cần nhập mật khẩu vào ô trống sau đó click chọn Đăng nhập.
Bước 3: Hoàn tất.

Sua 03 bước thực hiện trên đây, người dùng đã đăng nhập thành công email Outlook trên nền tảng Web. Khi đó, người dùng có thể bắt đầu tiến hành trải nghiệm sử dụng phần mềm với những gợi ý được chúng tôi chia sẻ bên dưới.

Thêm thư mới​

Để tạo thư mới trên email Outlook, người dùng có thể tiến hành triển khai với các bước thực hiện cơ bản như sau:
Bước 1: Tại giao diện Trang chủ, người dùng chỉ cần click chọn Thư Mới, ngay sau đó hộp thư sẽ được mở tại góc dưới cùng bên phải.

Bước 2: Sau khi hộp thư mới đã hiển thị, người dùng chỉ cần điền đầy đủ thông tin bao gồm địa chỉ người nhận, tiêu đề thư, nội dung, tệp đính kèm.
Bước 3: Người dùng chỉ cần click chọn Gửi để hoàn tất.
Sau khi thực hiện 03 bước như hướng dẫn, người dùng đã thêm thành công thư mới trên nền tảng email Outlook. Trong trường hợp người dùng muốn chuyển tiếp hoặc trả lời email có thể thao tác như hướng dẫn bên dưới.

Chuyển tiếp hoặc trả lời email​

Khi người dùng nhận được email Outlook, có thể tiến hành chuyển tiếp hoặc trả lời bằng cách thực hiện các bước như sau:
Bước 1: Mở email mà người dùng muốn thực hiện sau đó di chuyển con lăn chuột xuống dưới cùng.
Bước 2: Người dùng sẽ thấy hiển thị các nút chức năng bao gồm Trả lời, Trả lời tất cả và Chuyển tiếp.

• Nếu người dùng click chọn Trả lời hoặc trả lời tất cả: Hệ thống sẽ xuất hiện khung text để người dùng nhập nội dung và người dùng sẽ thao tác tương tự như cách gửi email mới.
• Nếu người dùng click chọn chuyển tiếp: Hệ thống sẽ hiển thị hộp thư chuyển tiếp và người dùng chỉ cần nhập đầy đủ thông tin người nhận.

Bước 3: Click vào nút Gửi trên màn hình để hoàn tất.

Lên lịch cuộc họp​

Trong trường hợp người dùng muốn thiết lập một cuộc họp nhóm ngay trên nền tảng Outlook thì có thể tham khảo các bước triển khai như sau:
Bước 1: Trên thanh công cụ, người dùng click chọn Cuộc gọi trong Teams.

Bước 2: Hệ thống sẽ chuyển hướng sang phần mềm Teams để người dùng bắt đầu tiến hành cuộc họp.
Bước 3: Tại đây người dùng có thể chia sẻ link cuộc họp hoặc thêm người tham dự tùy ý.
Bước 4: Sử dụng các tính năng như Chat, video call hoặc gọi thoại.
Bước 5: Hoàn tất.
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi để người dùng có thể sử dụng phần mềm Outlook một cách hiệu quả nhất. Trong trường hợp cần được chúng tôi hỗ trợ, người dùng hãy liên hệ ngay đến địa chỉ:

Thông tin liên hệ: Mso.vn - Microsoft 365
Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội.
Hotline: 024.9999.7777
Email: [email protected].