Thảo luận 04 bước quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả

Nguyễn Thị Bích Liên

Thành Viên [LV 0]
TÌM HIỂU HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC LÀ GÌ (3).jpg

Có 2 cách để lưu trữ hồ sơ nhân viên phổ biên được các nhân sự lựa chọn. Đó là lưu trữ thủ công với các bản cứng tại doanh nghiệp hoặc trong kho lưu trữ. Và cái thứ 2 là lưu trữ hồ sơ bằng bản mềm ở trong máy tính.

Sau đây là 04 bước giúp việc quản lý hồ sơ hiệu quả:

B1. Phân loại và sắp xếp hồ sơ trước khi lưu trữ hồ sơ

Việc phân loại hồ sơ sẽ giúp công việc quản lý của nhân sự trở nên dễ dàng hơn. Bước này khá quan trọng vì nó giúp người quản lý hồ sơ thuận tiện hơn trong việc tìm kiếm.

Một số gợi ý mà bạn có thể tham khảo là có thể lưu trữ hồ sơ theo các mốc thời gian. Với phương pháp này, bạn có thể chia thêm nhiều nhóm nhỏ nữa để quản lý. Điều này sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn khi tìm lại hồ sơ.

B2. Chọn nơi thích hợp để lưu hồ sơ

Có thể chọn lưu trữ hồ sơ tại doanh nghiệp hoặc có thể thuê kho để lưu trữ. Tùy theo tính chất công việc và cả kinh tế, mà doanh nghiệp đưa ra những lựa chọn sao cho phù hợp với đơn vị mình.

Dù lưu trữ hồ sơ ở đâu thì doanh nghiệp cũng cần đảm bảo các yếu tố:

Đảm bảo nơi lưu trữ thông thoáng, không bị thấm nước hoặc ẩm mốc

Diện tích lưu trữ lớn có thể đảm bảo lưu trũ thông tin nhiều năm

Thường xuyên kiểm tra và đảm bảo nơi lưu trữ không xuất hiện các loài động vật gặm nhắm như: chuột, gián, nắm mốc, mối…

B3. Tiến hành công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ

Khi đã đảm bảo các yêu tố như đã đề cập ở bước 1 và bước 2. Tiến hành lưu trữ hồ sơ nhân viên một cách kho học và logic.

B4. Kiểm tra và thường xuyên cập nhật, bổ sung hồ sơ

Thường xuyên kiểm tra, cập nhật và bổ sung thêm các thông tin để đảm bảo hồ sơ đầy đủ nhất.

Kết luận:

Quản lý hồ sơ nhân viên là yếu tố cốt lõi của quản trị nguồn lực. Dù áp dụng hình thức nào, người làm công tác quản lý, lưu trữ cũng cần nắm những thông tin lưu ý để mang lại quả cao.
Chuyển đổi số đang là xu hướng tất yếu với doanh nghiệp trong thời kỳ cách mạng công nghệ 4.0. Để nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường, doanh nghiệp cần hiện đại hóa quy trình kinh doanh.
 
Bên trên